תפקידים והרשאות

ב-ViperFlow לא כל העובדים רואים הכול. כל משתמש משויך לתפקיד, והתפקיד קובע אילו מסכים, כפתורים וסכומים הוא רואה ומה מותר לו לעשות. כשעובד אחד צריך חריגה, מגדירים לו הרשאה אישית בלי לשנות את התפקיד של כולם. במדריך: איך זה עובד, איך משנים תפקיד או יוצרים חדש, ומתכונים למצבים נפוצים.

איך ההרשאות עובדות

• תפקידים. לכל עסק יש תפקידים משלו. עם פתיחת העסק נוצרים תפקידי המערכת מנהל, מכירות, מחסן ועובדי שטח, שמסומנים מערכת. אפשר לשנות את ההרשאות שלהם (חוץ ממנהל) ולהוסיף תפקידים משלכם, אבל אי אפשר למחוק אותם.
• מטריצת הרשאות. לכל תפקיד מסמנים אילו הרשאות יש לו. ההרשאות מקובצות לפי מודולים: הזמנות, מסמכים, מלאי, מחסן ועוד.
• הרשאות אישיות. למשתמש אחד אפשר לאשר הרשאה שאין לתפקיד שלו, או לחסום הרשאה שיש לו.
• סדר עדיפויות. חסימה אישית גוברת על הכול, אישור אישי גובר על התפקיד, ובלי הגדרה אישית קובע התפקיד.
• המנהל. תפקיד מנהל מחזיק בכל ההרשאות, כולל הרשאות שיתווספו בעתיד, ואי אפשר לחסום ממנו הרשאה. כך תמיד נשאר מישהו שיכול לנהל את המערכת.
• המנוי. הרשאות של מודול שאינו כלול במנוי לא מוצגות ולא פועלות, גם אצל המנהל.

12345

(1) תפקיד חדש. (2) רשימת התפקידים, עם התג מערכת ומספר המשתמשים בכל תפקיד. (3) כותרת מודול: תיבת הסימון מסמנת או מנקה את כל ההרשאות שבו, והמונה מראה כמה מסומנות. (4) התג פעולה רגישה. (5) התג נאכף במסד הנתונים: ההרשאות נבדקות גם בשרת, ולא רק בהסתרה של כפתורים.

שינוי ההרשאות של תפקיד

1. 1

   פתחו את הגדרות ובחרו תפקידים והרשאות.

2. 2

   בחרו תפקיד ברשימה.

3. 3

   סמנו או נקו הרשאות.

   מתחת לכל הרשאה מופיע הסבר קצר. תיבת הסימון בכותרת של מודול מסמנת או מנקה את כל ההרשאות שבו.

4. 4

   לחצו שמירת הרשאות בסרגל יש שינויים שלא נשמרו.

   ביטול מחזיר את המטריצה למצב השמור. אחרי השמירה מופיעה ההודעה ההרשאות נשמרו.

השינוי נאכף מיד בשרת. התפריטים והכפתורים אצל המשתמשים בתפקיד מתעדכנים כשהם חוזרים לחלון של המערכת אחרי כדקה, או מיד כשהם מרעננים את העמוד.

פעולות רגישות ושדות רגישים

התג פעולה רגישה מסמן הרשאות שקשה לבטל את התוצאה שלהן או שהן משנות נתונים חשובים, למשל ביטול הזמנה, הפקת מסמך, אישור ספירות מלאי (מעדכן את המלאי), מחיקת משתמש וניהול תפקידים והרשאות. תנו אותן רק למי שצריך.

הקטע שדות רגישים בתחתית המטריצה לא מוסיף פעולות. הוא קובע אילו סכומים התפקיד רואה. כשההרשאה לא מסומנת, הסכום לא מוצג במקומות האלה:

יצירת תפקיד חדש

1. 1

   לחצו תפקיד חדש מעל רשימת התפקידים.

   כדי להתחיל מתפקיד קיים, פתחו את התפריט שליד התפקיד ובחרו שכפול. התפקיד החדש מתחיל עם אותן ההרשאות.

2. 2

   הקלידו שם התפקיד ולחצו שמירה.

   בתפקיד חדש אפשר להוסיף גם תיאור קצר. תפקיד שנוצר מאפס מתחיל בלי הרשאות.

3. 3

   סמנו את ההרשאות ולחצו שמירת הרשאות.

4. 4

   שייכו אליו משתמשים בניהול משתמשים.

   ראו שינוי תפקיד.

בתפריט של כל תפקיד, חוץ ממנהל, יש גם שינוי שם ומחיקה. תפקיד שמשויכים אליו משתמשים נמחק רק אחרי שבוחרים לאן להעביר אותם (העברת המשתמשים לתפקיד), וההרשאות האישיות שלהם נשמרות. תפקידי מערכת אי אפשר למחוק.

הרשאות אישיות למשתמש אחד

הרשאה אישית משנה הרשאה אחת לעובד אחד, בלי לגעת בתפקיד. לכל הרשאה שלושה מצבים: לפי התפקיד (ברירת המחדל), מאושר (מותר לו גם אם התפקיד לא נותן) וחסום (אסור לו גם אם התפקיד נותן).

1. 1

   פתחו את הגדרות ובחרו ניהול משתמשים.

2. 2

   לחצו הרשאות בשורה של המשתמש.

   נפתח החלון הרשאות אישיות עם השם שלו. בהתחלה מוצגות רק ההרשאות שכבר שונו לו.

3. 3

   כבו את הצג רק חריגים וחפשו את ההרשאה בחיפוש הרשאה.

4. 4

   בחרו מאושר או חסום ליד ההרשאה.

   מתחת לשם ההרשאה כתוב מה התפקיד נותן, למשל לפי התפקיד: מאושר. השינוי נשמר מיד. כדי לבטל חריגה, החזירו ללפי התפקיד.

   1234

5. 5

   לחצו סגירה.

מודולים שאינם במנוי

חלק מהמודולים, כמו רכש ושעון נוכחות, תלויים במנוי. כשמודול לא כלול במנוי, ההרשאות שלו לא מוצגות במטריצה ובחלון ההרשאות האישיות, והמסכים שלו לא מופיעים לאף משתמש, גם לא למנהל. הרשאות שסימנתם קודם נשמרות, וחוזרות לפעול כשהמודול מתווסף. ראו מנוי, חבילות ומודולים.

מתכונים נפוצים

אנשי מכירות שלא רואים מחירי עלות

ההרשאה צפייה במחירי עלות (בקטע ניהול רכש) מציגה את מחיר העלות של המוצרים ואת הסכומים במסכי הרכש. בעסק חדש תפקיד מכירות לא מחזיק בה. לפי מה שאתם צריכים:

• אף איש מכירות לא רואה עלויות: בחרו את מכירות במטריצה וודאו שההרשאה לא מסומנת.
• רק חלק מהם רואים: השאירו אותה כבויה בתפקיד, ולמי שצריך תנו מאושר בהרשאות האישיות שלו.
• שני סוגים של אנשי מכירות: בתפריט של מכירות בחרו שכפול, קראו לתפקיד החדש למשל מכירות ללא עלויות, ודאו שההרשאה כבויה בו ולחצו שמירת הרשאות. אם הוא צריך לראות ספקים והזמנות רכש, סמנו צפייה ברכש: הוא יראה את המסכים בלי מחירי העלות.

עובד שסופר מלאי

ההרשאה ביצוע ספירת מלאי פותחת את מסך הספירה ואת הפריט ביצוע ספירת מלאי בתפריט. בעסק חדש היא כלולה בתפקיד מחסן. כדי שעובד בתפקיד אחר, למשל עובד שטח, יספור:

1. 1

   בניהול משתמשים לחצו הרשאות בשורה שלו.

2. 2

   כבו את הצג רק חריגים, חפשו ספירת מלאי, ובחרו מאושר ליד ביצוע ספירת מלאי.

3. 3

   בקשו ממנו לרענן את העמוד.

   הפריט ביצוע ספירת מלאי מופיע אצלו בקבוצה מחסן ותפעול. אישור הספירה ועדכון המלאי נשארים אצל מי שיש לו אישור ספירות מלאי. ראו ספירות מלאי.

רק אחראי המכירות מאשר הנחות גבוהות

הנחה גבוהה מהסף של העסק נשמרת רק למי שיש לו אישור הנחה מעל הסף. בעסק חדש תפקיד מכירות מחזיק בהרשאה הזו. כדי שרק אחראי המכירות יאשר הנחות כאלה: נקו את ההרשאה בתפקיד מכירות, לחצו שמירת הרשאות, ותנו לאחראי מאושר בהרשאות האישיות שלו.