דוח חודשי וייצוא לשכר

הדוח החודשי מסכם את ימי העבודה של החודש — לעובד אחד או לכל העובדים יחד. ממנו מדפיסים טופס נוכחות לחתימה ומייצאים לאקסל לשכר. עובד שמקושר למשתמש רואה כאן את החודש שלו בלבד.

1234

(1) בוחרים חודש ועובד. (2) הסיכומים של החודש. (3) כל יום בלוח: השעות, שעת הכניסה והיציאה, וצבע לפי הסטטוס של היום. (4) ייצוא לאקסל והדפסת טופס הנוכחות.

בחירת חודש ועובד

בחצים שבכותרת עוברים לחודש קודם או הבא, ו-החודש חוזר לחודש הנוכחי. ברשימת העובדים בוחרים כל העובדים (סיכום של כולם) או עובד אחד; עובדים מושבתים מסומנים ״(מושבת)״. הבחירה בין עובדים דורשת ״צפייה בנוכחות כלל העובדים״ — בלעדיה הדוח מציג רק את החודש שלכם.

סיכום כל העובדים

123

(1) הכרטיסים: סך השעות של החודש, שעות נוספות (125% ו-150% יחד), ימים לטיפול (חסרה כניסה או יציאה) ו-ממתינים לאישור — למי שיש ״אישור דוחות נוכחות״, לחיצה עליו עוברת למסך האישורים. (2) בטבלה, שורה לכל עובד: ימי עבודה, סך השעות, נוספות, איחורים, היעדרויות וימים לטיפול. (3) אושרו: כמה מהימים של העובד אושרו. לחיצה על עובד פותחת את החודש שלו בלוח שנה.

החודש של עובד אחד

כשבוחרים עובד מופיעים חמישה כרטיסים: סה"כ שעות (עם מספר ימי העבודה והשעות הרגילות), שעות נוספות (125% ו-150%), שבת, חג ולילה, איחורים ו-ימים לטיפול. בכותרת בוחרים תצוגה: לוח חודש או טבלה.

• לוח חודש: כל יום מציג את שעות העבודה ואת שעות הכניסה והיציאה, פס צבע לפי הסטטוס, שם החג אם יש, וסימן ✓ ליום מאושר או מנעול ליום נעול. יום המנוחה השבועי מוצלל. ימים עם חסרה יציאה או חסרה כניסה צבועים בכתום, ו-נעדר באדום.
• טבלה: שורה לכל יום עם כניסה, יציאה, שעות, הפסקה, 125%, 150%, איחור, סטטוס ו-אישור.

לחיצה על יום פותחת את חלונית היום לבדיקה ולתיקון. ביום שעבר בלי שום דיווח, מי שיש לו ״תיקון החתמות״ יכול ללחוץ על המשבצת ולפתוח דיווח ידני.

מה כל מספר אומר

שעות

כל קטעי העבודה ביום, בלי הפסקות ובלי יציאות זמניות.

רגילות

השעות עד הסף שעות נוספות מתחילות אחרי בכללי החישוב.

נוספות 125%

השעות שאחרי הסף, למשך שנקבע ב-125% למשך.

נוספות 150%

כל מה שמעבר לזה.

לילה

שעות עבודה בטווח שעות לילה. הן נספרות גם בתוך השעות הרגילות או הנוספות, לא במקומן.

שבת/חג

ביום המנוחה השבועי ובחג שמוגדר כיום מנוחה, כל השעות נספרות כאן ולא מתחלקות לרגילות ונוספות.

איחור

כמה דקות אחרי תחילת המשמרת הגיע העובד, מעבר לאיחור המותר. בלי משמרת אין איחור.

היעדרות בתשלום

ביום שסומן חופשה, מחלה או מילואים בתשלום נרשמות שעות של יום עבודה מלא, בנפרד משעות העבודה. הן מופיעות בחלונית היום.

הדפסת טופס נוכחות

1. 1

   בחרו עובד וחודש

   הכפתור טופס להדפסה מופיע רק כשנבחר עובד אחד.

2. 2

   לחצו טופס להדפסה

   נפתח עמוד ההדפסה, וחלון ההדפסה של הדפדפן נפתח לבד. הדפיסו, או שמרו כ-PDF.

3. 3

   חזרו לדוח

   בעמוד ההדפסה יש גם הדפס / שמור PDF, כפתורי הגדלה והקטנה, ו-חזרה לדוח החודשי.

1234

בטופס ״דוח נוכחות חודשי״ יש שורה לכל יום בחודש — גם לימים בלי דיווח — עם כניסה, יציאה, הפסקה, סך השעות, רגילות, נוספות 125% ו-150%, לילה והערות (למשל ״חסרה יציאה״). מתחת לטבלה: שורת סיכום, מספר ימי העבודה וההיעדרויות המאושרות, שעות שבת/חג, ושורות לחתימת עובד ולחתימת מנהל.

ייצוא לאקסל לשכר

1. 1

   בחרו חודש, ועובד אחד או כל העובדים

   הקובץ כולל את מה שנבחר.

2. 2

   פתחו את ייצוא ובחרו Excel

   (או CSV). הקובץ יורד למחשב.

• עובד אחד: שורה לכל יום — תאריך, יום, סוג יום, כניסה, יציאה, שעות עבודה, הפסקה, נוספות 125%, נוספות 150%, סטטוס ואישור.
• כל העובדים: שורה לכל עובד — ימי עבודה, סך השעות, נוספות 125%, נוספות 150%, איחורים, היעדרויות וימים עם בעיות.

הייצוא דורש את ההרשאה ״ייצוא נוכחות״; בלעדיה הכפתור ייצוא לא מופיע.

הדוח של העובד עצמו

עובד שמקושר לכרטיס ויש לו ״הנוכחות שלי״ רואה כאן רק את החודשים שלו: לוח חודש, טבלה וטופס להדפסה. הוא יכול לפתוח יום ולראות את הדיווחים, אבל לא לתקן אותם. משתמש שלא מקושר לכרטיס עובד רואה ״המשתמש שלך אינו מקושר לעובד״. בעסק חדש, התפקידים מכירות, מחסן ועובדי שטח מקבלים את ״הנוכחות שלי״ מראש.