איך מחתימים: מסוף, השעון שלי וקישור אישי

שלוש הדרכים להחתים כניסה, יציאה והפסקה — במסוף בכניסה, ב״השעון שלי״ ובקישור אישי — מה כל כפתור עושה, ומה עושים כשההחתמה נכשלת.

זמן קריאה: 7 דק׳ קריאה
עודכן: עודכן 11 באוקטובר 2026
למי: מחסן · צוותי שטח · מכירות · משרד ותפעול · נוכחות ושכר

איפה במערכת: נוכחות › שעון נוכחות

הרשאות נדרשות: החתמת שעון

כל עובד מחתים באחת משלוש דרכים, ואפשר לשלב ביניהן. כל ההחתמות נקלטות באותו מקום ומחושבות באותה צורה, והשעה שנרשמת היא תמיד שעת השרת — לא השעה בטלפון או בטאבלט.

דרך	למי מתאים	מה צריך
מסוף בכניסה	עובדים שמגיעים למחסן או למשרד	טאבלט שצומד כמסוף, וקוד אישי או תג לכל עובד
״השעון שלי״	עובד שיש לו משתמש במערכת	קישור של המשתמש לכרטיס העובד, והרשאת ״החתמת שעון״
קישור אישי	עובד בלי משתמש, למשל עובד שטח או עובד שעתי	לשלוח לעובד את הקישור, למשל בוואטסאפ

החתמה במסוף בכניסה

1
הקלידו את הקוד האישי
במסך המסוף הקלידו את הקוד (4–6 ספרות) ולחצו אישור. אחרי 6 ספרות המסך ממשיך לבד, בלי אישור. עובד עם תג מעביר אותו בקורא שמחובר למסוף, במקום להקליד קוד.
2
בחרו פעולה
במסך בחרו פעולה לחצו כניסה, יציאה, יציאה להפסקה או חזרה מהפסקה.
1. 1. העובד בוחר מה לדווח
2. 2. הזמן שנשאר עד שהמסך חוזר לבד למסך הקוד
3. 3. חזרה למסך הקוד בלי לדווח
3
בדקו שההחתמה נקלטה
מופיע מסך אישור עם סימן ירוק, ״שלום״ ושם העובד, הפעולה (למשל ״כניסה נרשמה בהצלחה״) והשעה. אחרי כמה שניות המסוף חוזר לבד למסך הקוד.

אם העובד לא בוחר פעולה, המסך חוזר לבד למסך הקוד — הפס בראש המסך מראה כמה זמן נשאר. ביטול חוזר מיד. המסוף מציג תמיד את ארבע הפעולות; פעולה שלא מתאימה למצב העובד (למשל כניסה כשהוא כבר בעבודה) נדחית עם הודעה בפס אדום בראש המסך. סימן צהוב במקום הירוק אומר שההחתמה נקלטה עם הערה, והיא כתובה מתחת לשעה.

החתמה ב״השעון שלי״

עובד שמקושר למשתמש במערכת מחתים מתוך האפליקציה, בטלפון או במחשב: בתפריט נוכחות ← שעון נוכחות. בראש המסך כתוב ״השעון שלי״.

המסך ״השעון שלי״ בטלפון: שעון גדול, הסטטוס ״בעבודה״, השעות של היום וכפתור יציאה גדול — 1. המצב שלכם עכשיו ומאז מתי
2. כמה עבדתם היום מול יום מלא
3. הפעולה הסבירה הבאה
4. שאר הפעולות שמותרות עכשיו

(1) המצב שלכם עכשיו, מאיזו שעה, וכמה זמן עבר. (2) כמה עבדתם היום מול יום מלא, או מול אורך המשמרת שלכם. (3) הכפתור הגדול הוא הפעולה הסבירה הבאה: ירוק כניסה לפני תחילת היום, אדום יציאה בזמן העבודה, חזרה מהפסקה בהפסקה. (4) שאר הפעולות שמותרות עכשיו, כל אחת עם שורת הסבר.

אחרי כל החתמה מופיע אישור ירוק, למשל ״הדיווח נקלט — כניסה ב-07:55״. לצד הכפתורים (בטלפון — מתחתיהם) מופיעים ״היום שלי״, עם ציר הזמן והדיווחים של היום, ו״השבוע שלי״, עם השעות של כל יום. יום עם דיווח חסר מסומן בכתום, ומופיעה ההודעה ״יש השבוע יום עם דיווח חסר (בכתום) — פנו למנהל כדי שישלים אותו.״

משתמש שלא מקושר לכרטיס עובד רואה ״אינך מקושר לעובד נוכחות״. מנהל מקשר אותו במסך העובדים — ראו קישור למשתמש במערכת.

החתמה בקישור אישי

עובד בלי משתמש במערכת מקבל מהמנהל קישור אישי, בדרך כלל בוואטסאפ. הקישור פותח דף החתמה בטלפון, בלי סיסמה ובלי התקנה, עם אותם כפתורים כמו ב״השעון שלי״.

דף ההחתמה האישי בטלפון: ברכה עם שם העובדת, השעון, הסטטוס ״בהפסקה״ והכפתור ״חזרה מהפסקה״

צילום מסך יתווסף בקרוב

1. ברכה ושם העובדת — הקישור אישי
2. המצב עכשיו והשעות של היום
3. הפעולות שמותרות עכשיו

(1) ברכה עם שם העובד. (2) השעה, המצב עכשיו, ושלושה מספרים: שעות עבודה, הפסקות ו-כניסה. (3) הכפתורים: הגדול הוא הפעולה הסבירה הבאה, והשאר מתחתיו.

סוגי הדיווח

כניסה: התחלת יום העבודה. מכאן השעון סופר שעות.
יציאה: סיום יום העבודה.
יציאה להפסקה ו-חזרה מהפסקה: השעון נעצר עד החזרה: זמן ההפסקה לא נספר כשעות עבודה.
יציאה זמנית ו-חזרה: יציאה באמצע היום, למשל לסידור. הזמן בחוץ לא נספר כשעות עבודה. לא זמין במסוף.
שינוי סטטוס: פותח את ״מה אתם עושים עכשיו?״ עם סטטוסים כמו במשלוח, בהתקנה או בנסיעה. העובד ממשיך לעבוד, והזמן נספר לפי סוג הסטטוס (ראו סטטוסים). לא זמין במסוף.

ב״השעון שלי״ ובקישור האישי מופיעות רק הפעולות שמתאימות למצב: לפני כניסה — רק כניסה; בהפסקה — חזרה מהפסקה ו-יציאה. חופשה, מחלה ומילואים לא מדווחים בשעון: מנהל מסמן אותם בדוח היומי — ראו סימון היעדרות.

מיקום וסלפי

בכרטיס העובד אפשר להפעיל חובת מיקום בהחתמה ו-חובת סלפי בהחתמה. הדרישות חלות על ״השעון שלי״ ועל הקישור האישי.

חובת מיקום: כל דיווח נשלח עם המיקום של הטלפון (בפעם הראשונה הדפדפן מבקש אישור גישה למיקום). אם לאתר העבודה של העובד הוגדר רדיוס גידור והמיקום מחוץ לו, הדיווח נקלט אבל מסומן לבדיקה, ומופיעה הודעה כמו ״שים לב: הדיווח בוצע מחוץ לאזור העבודה״. אם לא התקבל מיקום (למשל כי הגישה למיקום נחסמה), הדיווח נקלט עם הערה שלא נקלט מיקום. המיקום אף פעם לא חוסם החתמה.
חובת סלפי: בכניסה וביציאה צריך לצלם סלפי. ב״השעון שלי״ נפתח החלון ״צילום סלפי לדיווח״: לוחצים צלם סלפי, ואחר כך אישור (או צלם שוב). דיווח בלי תמונה נדחה — גם אחרי לחיצה על דלג. בקישור האישי המצלמה נפתחת ישר, וסגירה שלה בלי צילום מבטלת את הדיווח. במסוף אין מצלמה, ולכן עובד עם חובת סלפי לא יכול להחתים בו.

כשההחתמה נכשלת

ההודעה מופיעה בפס אדום במסוף, או כהודעה קופצת ב״השעון שלי״ ובקישור האישי. אלה ההודעות הנפוצות:

ההודעה	מה קרה	מה עושים
״כבר בוצעה כניסה — יש לדווח יציאה תחילה״	לפי השעון העובד כבר בעבודה — בדרך כלל כי שכח לצאת ביום קודם	לחצו יציאה ומיד אחר כך כניסה. את שעת היציאה של היום הקודם המנהל משלים בדוח היומי
״לא בוצעה כניסה — אין ממה לצאת״	אין כניסה פתוחה, למשל כי העובד שכח להחתים בבוקר	בקשו מהמנהל להוסיף בדוח היומי גם את הכניסה וגם את היציאה
״ניתן לצאת להפסקה רק בזמן עבודה״, ״אין הפסקה פעילה״, ״אין יציאה זמנית פעילה״	הפעולה לא מתאימה למצב הנוכחי — קורה בעיקר במסוף, שמציג תמיד את כל הכפתורים	בחרו את הפעולה הנכונה
״דיווח זהה נקלט לפני פחות מדקה״	אותה פעולה נלחצה פעמיים	הדיווח הראשון נקלט — אין צורך לעשות דבר
״נדרשת תמונת סלפי — יש להחתים דרך האפליקציה״	לעובד יש חובת סלפי והדיווח נשלח בלי תמונה	החתימו ב״השעון שלי״ או בקישור האישי, וצלמו סלפי
״העובד אינו פעיל״	כרטיס העובד הושבת	מנהל מפעיל אותו מחדש במסך העובדים (הפעלה מחדש)
״קוד שגוי״ או ״תג לא מוכר״	במסוף: הקוד או התג לא שייכים לאף עובד	הקלידו שוב. אם צריך, המנהל קובע קוד חדש
״יותר מדי ניסיונות שגויים — המסוף נחסם זמנית״	במסוף: הוקלדו הרבה קודים שגויים בזמן קצר	הקלידו את הקוד הנכון — הוא ממשיך לעבוד. ההגבלה על קודים שגויים מתבטלת אחרי כמה דקות
״יותר מדי החתמות — נסו שוב בעוד רגע״ או ״המסוף עמוס — נסו שוב בעוד רגע״	נשלחו הרבה דיווחים בזמן קצר	המתינו דקה ונסו שוב
״המסוף נותק — נדרש צימוד מחדש״	האסימון של המסוף הוחלף, או שהמסוף בוטל	ראו ניהול המסופים
״הקישור אינו תקף״	בקישור האישי: הקישור הוחלף בחדש, או שהעובד הושבת	בקשו מהמנהל את הקישור העדכני
״אינך מקושר לעובד נוכחות״	ב״השעון שלי״: המשתמש לא מקושר לכרטיס עובד	מנהל מקשר אותו — ראו קישור למשתמש במערכת

שכחתי להחתים — אפשר להחתים בדיעבד?

לא מהשעון. פנו למנהל: הוא משלים את הדיווח בדוח היומי, עם השעה הנכונה וסיבה.

אפשר להחתים מהמחשב?

כן. ״השעון שלי״ עובד בכל דפדפן שבו אתם מחוברים למערכת — במחשב, בטאבלט או בטלפון.

החתמתי במסוף בלי אינטרנט ולא קיבלתי אישור

ההחתמה לא נקלטה: היא נשמרת רק כשיש חיבור. כשאין חיבור מופיע במסוף פס ״אין חיבור לאינטרנט — שינויים לא יישמרו עד שהחיבור יחזור״. החתימו שוב כשהחיבור חוזר, וודאו שמופיע מסך האישור.