רישום תשלומים, צ׳קים והחזרים

כל סכום שנכנס או יוצא נרשם על ההזמנה שהוא שייך לה, בלשונית תשלומים שלה. מהרישומים האלה המערכת יודעת כמה נגבה, כמה ממתין בצ׳קים וכמה נשאר לגבות, ומהם מתעדכנים מסך הגבייה ויתרת החוב בכרטיס הלקוח. מודול הגבייה והתשלומים תלוי בחבילת המנוי; ראו מנוי, חבילות ומודולים.

1234

סה״כ להזמנה

הסכום הכולל של ההזמנה.

נגבה

כסף שנכנס בפועל, פחות החזרים. צ׳ק נספר כאן רק אחרי שסומן נפרע.

ממתין לפירעון

צ׳קים שהתקבלו ועוד לא נפרעו.

יתרה לתשלום

מה שנשאר לגבות: הסכום הכולל פחות מה שנגבה.

התגית שמתחת מסכמת: לא שולם, חלקי או שולם. הזמנה שמכוסה כולה בצ׳קים דחויים נשארת לא שולם עד שהם נפרעים, והתגית מכוסה בצ׳קים מסבירה למה. כשתשלום בתוכנית עבר את מועדו, מופיעה גם התגית בפיגור עם הסכום ומספר הימים.

רישום תשלום

1. 1

   פתחו את לשונית התשלומים

   בדף ההזמנה לחצו על תשלומים.

2. 2

   לחצו רשום תשלום

   נפתח החלון רישום תשלום.

3. 3

   הקלידו סכום

   ב-סכום (₪) הקלידו את הסכום, או לחצו שלם את כל היתרה כדי למלא את היתרה הפתוחה.

4. 4

   בחרו אמצעי ותאריך

   ב-אמצעי תשלום בחרו מזומן, כרטיס אשראי, העברה בנקאית, צ׳ק, ביט / פייבוקס, קיזוז או אחר. ב-תאריך ערך בחרו מתי הכסף עבר בפועל.

5. 5

   הוסיפו אסמכתא

   ב-אסמכתא רשמו מספר העברה, 4 ספרות אחרונות של כרטיס או מספר קבלה. הערות (אופציונלי) לכל דבר אחר.

6. 6

   שמרו

   לחצו רישום תשלום. התשלום מופיע ב-היסטוריית תשלומים, הנתונים מתעדכנים, וביומן הפעילות של ההזמנה נרשם שהתקבל תשלום.

הכפתורים רשום תשלום ו-רשום החזר מוצגים רק למי שיש לו ההרשאה רישום תשלום. תשלום שהתקבל כבר ביצירת ההזמנה אפשר לרשום בשלב 3 של האשף, בסימון התקבל תשלום כעת; ראו שלב 3: הנחות, מע״מ ותנאי תשלום.

צ׳קים: מטרם הופקד ועד נפרע

כשבוחרים צ׳ק, נפתחים שדות נוספים: מספר צ׳ק, בנק, סניף, מספר חשבון, תאריך פירעון (חובה) ו-סטטוס. צ׳ק חדש נרשם כ-טרם הופקד, אלא אם בחרתם מצב אחר.

1234

טרם הופקד

הצ׳ק אצלכם. הסכום מופיע ב-ממתין לפירעון.

הופקד

הצ׳ק הופקד בבנק, ועדיין ממתין לפירעון.

נפרע

הכסף נכנס לחשבון. רק עכשיו הסכום נספר ב-נגבה ומקטין את היתרה.

חזר

הצ׳ק חזר. הסכום לא נספר, וביומן הפעילות של ההזמנה נרשם שהצ׳ק חזר.

1. 1

   פתחו את תפריט התשלום

   ב-היסטוריית תשלומים, לחצו על שלוש הנקודות (פעולות) בשורת הצ׳ק.

   123

2. 2

   בחרו את המצב החדש

   לחצו סמן כהופקד, סמן כנפרע, סמן כחזר או סמן כטרם הופקד. הנתונים בכרטיס מצב גבייה מתעדכנים מיד.

מספר הצ׳ק והבנק מוצגים בהיסטוריה רק למי שיש לו ההרשאה צפייה בפרטי אמצעי תשלום; תאריך הפירעון מוצג לכולם. מלאו סניף ו-מספר חשבון, כי הם שדות חובה בקובץ המבנה האחיד שמעבירים לרואה החשבון.

רישום החזר

כשמחזירים ללקוח כסף, למשל על פריט שלא סופק, רושמים החזר. ההחזר מקטין את נגבה ומגדיל את היתרה.

1. 1

   לחצו רשום החזר

   בלשונית תשלומים לחצו רשום החזר. נפתח החלון רישום החזר.

2. 2

   מלאו את הפרטים

   סכום, אמצעי, תאריך ואסמכתא, כמו בתשלום.

3. 3

   שמרו

   לחצו רישום החזר. בהיסטוריה ההחזר מופיע עם סימן מינוס, באדום.

תיקון וביטול של תשלום

• תיקון: בתפריט פעולות של התשלום לחצו עריכה, תקנו בחלון עריכת תשלום ולחצו שמירה. נדרשת ההרשאה עריכת תשלום.
• ביטול: בתפריט פעולות לחצו ביטול תשלום, אם רוצים מלאו סיבת הביטול (אופציונלי), ולחצו בטל תשלום. נדרשות ההרשאות עריכת תשלום וביטול תשלום.

תשלומים לא נמחקים. תשלום שבוטל נשאר בהיסטוריה, מחוק בקו, עם התגית בוטל וסיבת הביטול, ולא נספר ביתרה. הביטול אינו הפיך, ותשלום שבוטל אי אפשר לערוך. תשלום שנרשם על הזמנה לא נכונה מבטלים, ורושמים מחדש על ההזמנה הנכונה.

קבלה על תשלום

רישום תשלום לא מפיק קבלה. כדי לתת ללקוח קבלה, אחרי שהתשלום נרשם ונפרע, לחצו בדף ההזמנה הפק מסמך › קבלה. הטיוטה כוללת את התשלומים שנפרעו ועוד לא קיבלו קבלה; ראו קבלה על תשלומים שנרשמו בהזמנה.

תשלומים בכרטיס הלקוח

בכרטיס הלקוח, בלשונית תשלומים, רואים את הכסף של הלקוח בכל ההזמנות:

• יתרת חוב, סה״כ נגבה, ממתין לפירעון ו-הוחזר.
• הזמנות עם יתרה פתוחה, ולכל אחת כפתור רשום תשלום. תשלום נרשם תמיד על הזמנה מסוימת.
• היסטוריית תשלומים של כל ההזמנות, עם אותו תפריט פעולות כמו בהזמנה.