שינויים ויומן פעילות של הזמנה

בדף ההזמנה יש שתי לשוניות שמספרות מה קרה להזמנה. שינויים עונה על השאלה מה השתנה בפריטים ובמחיר ומי שינה. פעילות היא יומן העבודה: הערות, שיחות ותזכורות שאנשי הצוות רושמים, וכל מה שהמערכת רושמת לבד — סטטוס, מועדים, תשלומים, חתימה, חוסרים ועגלות.

לשונית פעילות

12345

היומן מציג את הרשומות מהחדשה לישנה, והערות מוצמדות למעלה. מסננים לפי הכל, הערות, מערכת או תזכורות. רשומה חדשה, של כל משתמש, מופיעה מיד בלי לרענן. בכל רשומה כתוב מי רשם אותה ומתי; רשומה שנכתבה בלי משתמש — למשל חתימה של לקוח — מופיעה בשם המערכת.

מה המערכת רושמת לבד

• יצירה וסטטוס: ההזמנה נוצרה, הסטטוס שונה מ״מאושר״ ל״מוכן״, ליקוט הושלם, החזרה הושלמה.
• סטטוס האירוע: האירוע אושר כמתקיים או האירוע סומן כטרם אושר.
• פרטי האירוע: שינוי במועדים, במיקום, בלקוח, באיש הקשר, בהערות, בבופר או בתנאי התשלום נרשם בשורה כמו מועד האירוע הוזז או פרטי האירוע עודכנו, ומתחתיה מה היה לפני ואחרי. בתנאי תשלום, לקוח ואיש קשר רואים רק שהם שונו, בלי הערכים.
• תשלומים: התקבל תשלום …, נרשם החזר …, תשלום … בוטל וצ׳ק על סך … חזר.
• הצעת מחיר: הצעת מחיר מס' N אושרה ונחתמה ע״י …. שליחת הצעה בוואטסאפ או במייל נרשמת כרשומת וואטסאפ או מייל.
• חוסרים ושברים: צוות השטח (…) דיווח בפירוק: …, קליטת החזרה: … וחוסרים ושברים עודכנו מתוך האירוע.
• עגלות: למשל יצאו לאירוע 3 עגלות, מספר העגלות עודכן: … או רישום העגלות נמחק.
• תזכורות: תזכורת נקבעה ותזכורת בוצעה.

שורות שהמערכת רושמת אי אפשר לערוך או למחוק.

תיעוד שיחה, הערה או תזכורת

1. 1

   בלשונית פעילות, בחרו את סוג התיעוד.

   הערה, שיחת טלפון, פגישה, מייל או וואטסאפ.

2. 2

   כתבו מה קרה.

   לדוגמה: דיברתי עם הלקוח ואין מענה.

3. 3

   אם צריך להמשיך לטפל, הפעילו קבע תזכורת.

   מלאו נושא התזכורת, מתי ועובד אחראי. בלי נושא, התזכורת מקבלת את טקסט ההערה. העובד האחראי יקבל תזכורת במועד שנקבע.

4. 4

   לחצו שמירה.

   אפשר גם Ctrl+Enter. מופיעה ההודעה התיעוד נשמר (או התיעוד והתזכורת נשמרו), והרשומה נכנסת ליומן.

רשומה שכתבתם אפשר לערוך, להצמיד לראש היומן או למחוק, בכפתורים שלידה. למחוק רשומות שכתבו אחרים יכול רק מי שיש לו ניהול פעילויות ותזכורות של אחרים. תזכורת פתוחה מופיעה בכרטיס תזכורות פתוחות ובמסך משימות ותזכורות.

לשונית שינויים

הכרטיס היסטוריית שינויים מציג כל שינוי במפרט ההזמנה ובמחיר שלה, מהחדש לישן. כל שמירה של ההזמנה היא רשומה אחת, ובה:

• שורת סיכום, למשל נוסף פריט · 2 פריטים שונו · סה״כ ₪… ← ₪….
• מי שמר, מתי, ומספר הגרסה (גרסה N).
• תגית API או חיבור נכנס כשהשינוי הגיע ממערכת חיצונית.

לחיצה על רשומה פותחת את הפירוט: בחלק פריטים כל פריט מסומן נוסף, הוסר או שונה, ובחלק פרטי האירוע מופיעים שינויי הנחה וסכום — תמיד בצורה לפני ← אחרי. הרשומה הראשונה היא האירוע נוצר; בהזמנות ישנות היא מצב האירוע בעת הפעלת מעקב השינויים. כשאין עוד שינויים כתוב עדיין לא נרשמו שינויים במפרט או במחיר של אירוע זה.

1234

1. 1

   פתחו רשומה בלשונית שינויים.

2. 2

   לחצו הצג את האירוע כפי שהיה.

   נפתח חלון גרסה N עם הכותרת תצוגה היסטורית: ההזמנה כולה כפי שנראתה ברגע הזה.

3. 3

   עברו בין אחרי השינוי ללפני השינוי.

   התצוגה לקריאה בלבד. כדי להחזיר ערך קודם, ערכו את ההזמנה (עריכת הזמנה קיימת).

שינויי סטטוס, מועדים, מיקום, לקוח, הערות ותנאי תשלום לא מופיעים בלשונית הזו אלא בלשונית פעילות. כך כל לשונית נשארת קצרה וממוקדת.

ערכים מוסתרים

ההיסטוריה מציגה לכל משתמש רק מה שמותר לו לראות. בלי צפייה בסכומים ובתמחור הזמנה, מחירים, הנחות וסכומים מופיעים כמוסתר. בלי צפייה בפרטי תשלום ויתרות, גם תנאי התשלום ולוח התשלומים מוסתרים. השינוי עצמו עדיין מופיע — רק הערכים מוסתרים.