סטטוסים של הזמנה ומה קורה בכל מעבר

לכל הזמנה יש סטטוס שמראה איפה היא עומדת: הצעה שעוד לא אושרה, הזמנה שהמחסן צריך ללקט, ציוד שנמצא באירוע או ציוד שחזר. רוב המעברים קורים מעצמם כשהעבודה נעשית — המחסן מסיים ליקוט, צוות השטח מסיים הקמה — ובכל מעבר המערכת יוצרת, סוגרת או מוחקת משימות. כדאי להכיר את הכללים לפני שמשנים סטטוס ידנית. מונחים נוספים תמצאו במילון המונחים.

טיוטה

ההזמנה נשמרה ועדיין לא אושרה. כל הזמנה חדשה נשמרת כטיוטה. אין לה משימות מחסן או שטח, אבל היא כבר תופסת מלאי לתאריכים שלה.

מאושר

ההזמנה אושרה. נוצרו לה משימת ליקוט במחסן ומשימות הקמה ופירוק לצוות השטח.

מוכן

המחסן סיים ללקט, והציוד מוכן ליציאה.

נמסר

הציוד באירוע: צוות השטח סיים את ההקמה. נוצרה משימת החזרה במחסן.

חזר

המחסן קלט את ההחזרה וספר מה חזר תקין, מה חסר ומה שבור.

בוטל

ההזמנה בוטלה: המלאי שלה שוחרר, ומשימות המחסן והשטח שלה נמחקו.

12

המסלול הרגיל של הזמנה

1. טיוטה — כששומרים הזמנה חדשה באשף (יצירת הזמנה חדשה).
2. מאושר — כשמאשרים: מסמנים את ההזמנה ברשימת ההזמנות ולוחצים אשר הזמנות, או בוחרים מאושר בתפריט הסטטוס בדף ההזמנה.
3. מוכן — כשהמחסן לוחץ סיים ליקוט במסך הליקוט (ליקוט הזמנה).
4. נמסר — כשצוות השטח לוחץ סיים הקמה באתר האירוע (ביצוע הקמה). זה קורה גם כשההזמנה עוד מאושר, כלומר גם אם הליקוט לא סומן כגמור.
5. חזר — כשהמחסן מסיים את קליטת ההחזרה (קליטת החזרה).

בוטל אפשרי מטיוטה או מהזמנה מאושרת, בפעולה בטל הזמנה (ביטול ומחיקה של הזמנה).

מה המערכת עושה בכל מעבר

כל שינוי סטטוס, ידני או אוטומטי, נרשם גם ביומן הפעילות בשורה כמו הסטטוס שונה מ״טיוטה״ ל״מאושר״ (יומן הפעילות). המשימות נוצרות פעם אחת: אם להזמנה כבר יש משימת ליקוט או החזרה, לא נוצרת עוד אחת.

מתי ההזמנה תופסת מלאי ומתי משחררת

• כל הזמנה שאינה מבוטלת תופסת מלאי לחלון שבין ההקמה לפירוק, כולל הבופר — מרגע השמירה, גם כשהיא טיוטה. אישור ההזמנה לא משנה את המלאי.
• כשכמה הזמנות מתחרות על אותו פריט, ההזמנה שנשמרה קודם קודמת. שינוי מועדי ההקמה, הפירוק או הבופר מעביר את ההזמנה לסוף התור (זמינות מלאי וחוסרים).
• רק ביטול משחרר את המלאי. הזמנה שחזרה ממשיכה לתפוס את המלאי עד סוף חלון התאריכים שלה, גם אם הציוד חזר מוקדם.
• בקליטת ההחזרה, פריט שסומן חסר יורד מכמות המלאי של המוצר, ופריט שסומן שבור נרשם בתחזוקה ולא זמין להשכרה עד שסוגרים את הרשומה (תחזוקה וציוד פגום).

שינוי סטטוס ידני

תפריט הסטטוס בדף ההזמנה מאפשר לבחור כל סטטוס, גם אחורה. הוא נועד לתיקונים — למשל הזמנה שאושרה בטעות.

1. 1

   בדף ההזמנה, לחצו על תווית הסטטוס שבראש הדף.

   בלי הרשאת שינוי סטטוס הזמנה התווית לא לחיצה.

2. 2

   בחרו את הסטטוס החדש.

   השינוי נשמר מיד ומופיעה הודעה שהסטטוס עודכן. המעבר מפעיל את אותן פעולות אוטומטיות שבטבלה למעלה — למשל בחירת מאושר יוצרת משימות, ובחירת בוטל מוחקת אותן.

3. 3

   בדקו את הלשוניות שטח ופעילות.

   שם רואים את המשימות שנוצרו או נמחקו ואת השורה שנרשמה ביומן.

סטטוס ההזמנה לעומת סטטוס האירוע

בכרטיס לוגיסטיקה יש שדה נפרד, סטטוס אירוע: מתקיים או טרם אושר. הוא אומר אם הלקוח אישר שהאירוע יוצא לפועל, ואינו משפיע על משימות או על מלאי (כרטיס לוגיסטיקה).

חתימת הלקוח על הצעת המחיר מעבירה את סטטוס האירוע למתקיים, אבל לא משנה את סטטוס ההזמנה: טיוטה נשארת טיוטה עד שמאשרים אותה. בלוח השנה אירוע מתקיים מסומן ב-✓, ואירועים קרובים שעוד לא אושרו מופיעים בווידג׳ט אירועים שטרם אושרו של לוח הבקרה.